Auftragsverarbeitungsvertrag

apron:pilot stellt der Verantwortlichen die Applikation apron:pilot nach den Nutzungsbedingungen und, für kostenpflichtige Module, nach den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) bereit (in weiterer Folge Hauptvertrag). Dabei verarbeitet apron:pilot personenbezogene Daten, die die Verantwortliche über ihre Mitglieder und sonstige Personen in der Applikation erfasst, in ihrem Auftrag.

Dieser Vertrag gilt für die gesamte Dauer der Nutzung der Applikation durch die Verantwortliche und endet mit der Löschung der Gruppe.

Der Vertrag kommt zustande, wenn ein Administrator ihm im Namen der Gruppe zustimmt: bei der Registrierung oder, für bestehende Gruppen, bei der nächsten Anmeldung eines Administrators. Der Administrator bestätigt damit, dass er berechtigt ist, die Gruppe zu vertreten. Die Zustimmung eines Administrators gilt für die ganze Gruppe.

Bei Widersprüchen gehen in Fragen des Datenschutzes die Regelungen dieses Vertrags denen des Hauptvertrags vor.

Zweck: Bereitstellung, Betrieb, Wartung, Datensicherung und Support der Applikation für die Organisation des Flugbetriebs, der Mitglieder, der Luftfahrzeuge, der Verrechnung und der Ausbildung der Verantwortlichen.

Art der Verarbeitung: Erheben, Speichern, Ordnen, Anzeigen, Auswerten im Rahmen der Funktionen der Applikation, Versenden von E-Mails, Übermitteln an von der Verantwortlichen festgelegte Ziele (z. B. Exporte an SFTP- oder WebDAV-Ziele), Sichern, Wiederherstellen und Löschen.

Kategorien betroffener Personen: Mitglieder der Gruppe (Administratoren, Benutzer, Fluglehrer, Prüfer, Flugschüler), Notfallkontakte der Mitglieder, Rechnungsempfänger sowie sonstige Personen, die die Verantwortliche in der Applikation erfasst (z. B. Vortragende, Teilnehmer von Kursen).

Kategorien personenbezogener Daten: je nach Nutzung und abonnierten Modulen insbesondere

1. Stamm- und Kontaktdaten der Mitglieder: Name, E-Mail-Adresse, Adresse, Telefonnummern, Profilbild, Rolle und Funktionen, Kundennummer, Rechnungsadresse, Benachrichtigungseinstellungen, letzte Anmeldung in der Gruppe,
2. Notfallkontakte,
3. Berechtigungen, Checkflüge und Angaben zu Tauglichkeitszeugnissen (Art und Gültigkeit),
4. Reservierungen einschließlich Warteliste und Kalender-Abonnement,
5. Bordbuch- und Flugdaten: Flüge, Zeiten, Flugplätze, Pilot, beaufsichtigender Fluglehrer,
6. Daten zu Luftfahrzeugen, Wartung und Mängeln einschließlich der meldenden Person,
7. Informationen, Nachrichten und NOTAMs,
8. Verrechnungsdaten: Rechnungen, Gutschriften, Bankverbindung, Zahlungsläufe (SEPA),
9. Ausbildungsdaten (Modul TRAINING): Schülerakten, Ausbildungsstand, Learning Points, Bewertungen, Debriefings, Rückmeldungen, Kurse, Termine, Zu- und Absagen, Anwesenheit, Bekanntmachungen, Dokumente und Dateien, Exporte,
10. E-Mails der Applikation an die Mitglieder, mit Empfänger, Betreff, Zeitpunkt und Zustellstatus.

Besondere Kategorien: Angaben zu Tauglichkeitszeugnissen können Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO sein. apron:pilot schützt sie mit den in Anlage 2 beschriebenen Maßnahmen, insbesondere durch Verschlüsselung und rollenbasierten Zugriff. Für das Vorliegen einer Rechtsgrundlage ist die Verantwortliche verantwortlich.

Ort der Verarbeitung: Die Verarbeitung erfolgt in der Europäischen Union. Eine Verarbeitung in Drittländern erfolgt nur durch die in Anlage 1 genannten Unterauftragsverarbeiter und nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.

Die Verantwortliche ist für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung verantwortlich, insbesondere dafür, dass sie die Daten ihrer Mitglieder und sonstiger Personen rechtmäßig erfasst, diese informiert und, wo nötig, Einwilligungen einholt, etwa die der Erziehungsberechtigten minderjähriger Benutzer.

Die Verantwortliche legt durch ihre Einstellungen in der Applikation fest, wer innerhalb der Gruppe welche Daten sieht und bearbeitet, und vergibt Rollen und Funktionen sorgsam.

Die Verantwortliche informiert apron:pilot unverzüglich, wenn sie Fehler oder Unregelmäßigkeiten bei der Verarbeitung feststellt.

apron:pilot verarbeitet die Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung der Verantwortlichen, es sei denn, apron:pilot ist nach dem Recht der Union oder eines Mitgliedstaats zur Verarbeitung verpflichtet; in diesem Fall teilt apron:pilot der Verantwortlichen diese Pflicht vor der Verarbeitung mit, sofern das Recht dies nicht verbietet.

Verlangt eine Behörde oder ein Gericht von apron:pilot die Herausgabe von Daten der Verantwortlichen, informiert apron:pilot die Verantwortliche unverzüglich, sofern dies gesetzlich zulässig ist, und verweist die Behörde an die Verantwortliche.

Die Weisungen der Verantwortlichen sind abschließend in diesem Vertrag und im Hauptvertrag festgelegt und werden durch die Nutzung der Funktionen der Applikation (z. B. Erfassen, Ändern, Löschen, Exportieren von Daten, Einstellungen) erteilt. Darüber hinausgehende Weisungen erteilt ein Administrator per E-Mail an dataprivacy@apron-pilot.com. Weisungen, die über den Leistungsumfang des Hauptvertrags hinausgehen, setzt apron:pilot nach Aufwand und nach vorheriger Übermittlung eines Angebots und Zustimmung der Verantwortlichen um.

Ist apron:pilot der Ansicht, dass eine Weisung gegen Datenschutzvorschriften verstößt, weist apron:pilot die Verantwortliche unverzüglich darauf hin und kann die Umsetzung bis zu einer Bestätigung oder Änderung aussetzen.

Vertraulichkeit: apron:pilot gewährleistet, dass alle Personen, die Zugriff auf die Daten haben, vor Aufnahme ihrer Tätigkeit schriftlich zur Vertraulichkeit verpflichtet werden oder einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Die Verpflichtung gilt auch nach dem Ende ihrer Tätigkeit fort. Derzeit hat ausschließlich der Inhaber von apron:pilot Zugriff.

Sicherheit: apron:pilot trifft die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, die in Anlage 2 beschrieben sind. apron:pilot darf diese Maßnahmen an den Stand der Technik anpassen, sofern das Schutzniveau nicht unterschritten wird.

Zugriff auf Daten: apron:pilot greift auf die Daten der Verantwortlichen nur zu, soweit dies für den Betrieb, die Fehlerbehebung, die Datensicherung oder eine Support-Anfrage der Verantwortlichen erforderlich ist.

Verzeichnis: apron:pilot führt ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 Abs. 2 DSGVO.

Nutzung für eigene Zwecke: apron:pilot verwendet die Daten nicht für eigene Zwecke. Ausgenommen ist die Auswertung in anonymisierter und zusammengefasster Form nach Punkt 5.5 der Nutzungsbedingungen, die keine Rückschlüsse auf einzelne Gruppen oder Personen zulässt.

Rechte der betroffenen Personen: apron:pilot unterstützt die Verantwortliche bei der Erfüllung von Anträgen auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch vorrangig durch die Funktionen der Applikation (Bearbeiten, Löschen, Exportieren). apron:pilot gestaltet die Applikation so, dass die Verantwortliche diese Anträge innerhalb der gesetzlichen Fristen erfüllen kann. Wendet sich eine betroffene Person direkt an apron:pilot, leitet apron:pilot die Anfrage unverzüglich an die Verantwortliche weiter und teilt dies der betroffenen Person mit. Unterstützung, die über die Funktionen der Applikation hinausgeht, erbringt apron:pilot nach Aufwand und nach vorheriger Übermittlung eines Angebots.

Datenschutzverletzungen: apron:pilot informiert die Verantwortliche unverzüglich, spätestens innerhalb von 72 Stunden, nachdem apron:pilot eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten bekannt geworden ist, per E-Mail an die Administratoren und die Büro-E-Mail-Adresse der Gruppe. Die Information enthält, soweit bekannt, Art und Umfang der Verletzung, die betroffenen Kategorien von Daten und Personen, die wahrscheinlichen Folgen und die ergriffenen Maßnahmen. Informationen, die noch nicht vorliegen, werden nachgereicht.

apron:pilot unterstützt die Verantwortliche unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der ihr vorliegenden Informationen bei der Einhaltung ihrer Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO: Sicherheit der Verarbeitung, Meldung von Datenschutzverletzungen an die Aufsichtsbehörde, Benachrichtigung der betroffenen Personen, Datenschutz-Folgenabschätzung und vorherige Konsultation der Aufsichtsbehörde. Unterstützung, die über die Information nach Punkt 6.2 und die Funktionen der Applikation hinausgeht, erbringt apron:pilot nach Aufwand und nach vorheriger Übermittlung eines Angebots.

Die Verantwortliche stimmt dem Einsatz der in Anlage 1 genannten Unterauftragsverarbeiter zu. apron:pilot verpflichtet jeden Unterauftragsverarbeiter vertraglich auf Datenschutzpflichten, die diesem Vertrag entsprechen. Kommt ein Unterauftragsverarbeiter seinen Datenschutzpflichten nicht nach, haftet apron:pilot gegenüber der Verantwortlichen für die Einhaltung dieser Pflichten (Art. 28 Abs. 4 DSGVO).

apron:pilot informiert die Administratoren per E-Mail mindestens 14 Tage im Voraus, bevor ein neuer Unterauftragsverarbeiter eingesetzt oder ein bestehender ersetzt wird. Muss der Wechsel wegen eines Fehlers, eines Ausfalls oder aus Gründen der Sicherheit kurzfristig erfolgen, informiert apron:pilot unverzüglich.

Die Verantwortliche kann dem Wechsel aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund innerhalb von 14 Tagen nach der Information per E-Mail an dataprivacy@apron-pilot.com widersprechen. Im Fall eines Widerspruchs kann die Verantwortliche die Nutzung der Applikation und diesen Vertrag kostenfrei beenden; für laufende Abonnements wird das Entgelt für die verbleibende Laufzeit anteilig zurückerstattet.

Dienstleister, die keinen Zugriff auf personenbezogene Daten haben (z. B. für die Überwachung der Erreichbarkeit), sind keine Unterauftragsverarbeiter.

apron:pilot stellt der Verantwortlichen auf Anfrage alle Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Einhaltung dieses Vertrags erforderlich sind, insbesondere diese Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen, die Liste der Unterauftragsverarbeiter und deren Zertifizierungen und Nachweise (z. B. die Zertifizierung des Rechenzentrumsbetreibers nach ISO/IEC 27001).

Die Daten werden ausschließlich in den Rechenzentren der Unterauftragsverarbeiter verarbeitet; apron:pilot unterhält keine eigenen Räumlichkeiten, in denen Daten verarbeitet oder gespeichert werden. Kontrollen erfolgen daher durch Auskünfte und die Vorlage von Nachweisen nach Punkt 8.1. Darüber hinausgehende Prüfungen, etwa durch einen von der Verantwortlichen beauftragten, zur Verschwiegenheit verpflichteten Prüfer, sind schriftlich zu vereinbaren; die Kosten trägt die Verantwortliche.

Die Verantwortliche kann ihre Daten während der Nutzung jederzeit mit den Exportfunktionen der Applikation in gängigen Formaten (z. B. CSV, Excel, PDF) herausziehen. Nach dem Ende kann sie wählen, ob ihre Daten gelöscht oder ihr vorher zurückgegeben werden; die Rückgabe erfolgt über diese Exportfunktionen, für das Modul TRAINING zusätzlich nach Punkt 10.3 der AGB. Eine darüber hinausgehende Rückgabe erbringt apron:pilot nach Aufwand und nach vorheriger Übermittlung eines Angebots.

Nach dem Ende der Nutzung – durch Löschung der Gruppe auf Antrag eines Administrators, durch Löschung wegen Inaktivität (Punkt 3.8 der Nutzungsbedingungen) oder durch Beendigung der kostenlosen Nutzung (Punkt 3.6 der Nutzungsbedingungen) – löscht apron:pilot alle personenbezogenen Daten der Verantwortlichen, sofern keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung besteht. Für das Ende kostenpflichtiger Module gelten zusätzlich die AGB.

Aus den Datensicherungen werden die Daten mit Ablauf von deren Aufbewahrungsfrist, spätestens nach 12 Monaten, entfernt. Bis dahin wird auf sie nur zur Wiederherstellung des Gesamtsystems zugegriffen.

Auf Anfrage bestätigt apron:pilot die Löschung per E-Mail.

Für die Haftung gilt Punkt 6 der Nutzungsbedingungen, soweit Art. 82 DSGVO nicht zwingend etwas anderes vorsieht.

Änderungen dieses Vertrags teilt apron:pilot den Administratoren mit; sie werden wirksam, wenn ein Administrator ihnen bei der nächsten Anmeldung zustimmt. Änderungen der Liste der Unterauftragsverarbeiter erfolgen nach Punkt 7.

Verantwortliche außerhalb der EU: Hat die Verantwortliche ihren Sitz in der Schweiz, gilt dieser Vertrag zugleich als Vereinbarung über eine Auftragsbearbeitung nach Art. 9 des Schweizer Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG). Verweise auf die DSGVO gelten sinngemäß als Verweise auf die entsprechenden Bestimmungen des DSG; zuständige Aufsichtsbehörde ist insoweit der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB). Für Verantwortliche mit Sitz im Vereinigten Königreich gilt dies entsprechend für die UK GDPR.

Es gilt österreichisches Recht. Im Übrigen gelten die Schlussbestimmungen der Nutzungsbedingungen. Sollte eine Bestimmung dieses Vertrags unwirksam sein, bleiben die übrigen Bestimmungen wirksam.